Mikä ihmeen Collecte? Miksi ihmeessä?

Kantapuu (http://www.kantapuu.fi/), Arjen historia (http://www.arjenhistoria.fi/), Muistaja (http://www.muistaja.fi/) ja Piipun juurella (http://www.piipunjuurella.fi/) ovat museoiden aineistojen hakuliittymiä, jotka tuovat satoja tuhansia museo-objektien tietoja kaikkien saataville. Niiden taustalla on sama E-kuva -kokoelmahallintajärjestelmä, jota nykyisellään käyttää kaikkiaan noin 30 muistiorganisaatiota. Kantapuu-konsortion perustanut Suomen Metsämuseo Lusto ja tamperelainen Eduix Oy aloittivat järjestelmän kehittämisen vuonna 2003. Seuraavan vuosikymmenen aikana E-kuva kasvoi yhdeksi suurimmista museoalan kokoelmahallintajärjestelmistä Suomessa. E-kuvaa on kehitetty aktiivisesti ja jatkuvasti. Samalla on kuitenkin käynyt niin kuin kaikille tietojärjestelmille ja niiden käyttäjille käy: järjestelmät ikääntyvät ajan kuluessa ja käyttäjien nälkä kasvaa syödessä.

Nälälle on syynsä, ja ne voi rehellisesti tunnustaa: E-kuva perustuu useimpien kokoelmahallintajärjestelmien tyyliin perinteiseen luettelointitapaan, jossa analoginen pahvikortisto on siirretty digitaaliseen muotoon ja luetteloinnin tekee ammattilainen. Jokaisella objektityypillä on oma pitkä tallennuslomakkeensa, joka ei suoraan perustu alan tietosisältöstandardeihin eikä kaikin osin tue viimeisimpiä, museoalan yhteisiä luettelointiohjeita. Hakujen toiminnallisuuksissa ja hakutulosten järjestelyssä on parantamisen varaa, ja lisääntyvä kansainvälinen yhteistyö luo tarpeen eri kirjaimistojen tukemiseen ja monikielisiin toimintoihin. Lisäksi monien museoiden E-kuvan versiot poikkeavat toisistaan, mikä hankaloittaa tietojen jakamista ja hidastaa uusien toiminnallisten ratkaisujen käyttöönottoa.

Haasteista huolimatta E-kuvalle uskollinen joukko on pysynyt  tiiviisti kasassa. Syksyllä 2014 noin 30 organisaatiota päätyi perustamaan E-kuvan uuden järjestelmätoimittajan, Userix Oy:n kanssa Collecte-kehittämiskonsortion, jonka puitteissa on tarkoitus uudistaa koko kokoelmahallintajärjestelmä. Collecten suunnittelu ja rakentaminen alkoi talven 2015-2016 aikana, ja ensimmäisen vaiheen valmistuminen on ajoitettu ensi kevääseen. E-kuvan tapaan myös Collecte sopii niille muistiorganisaatioille, jotka tarvitsevat ketterästi mukautuvan työkalun ja joilla ei ole mahdollisuutta hankkia käyttäjämääriin sidottuja suuria ja kalliita järjestelmiä. Joukollamme on kuitenkin paljon muitakin haaveita!

Otamme museoiden ulkopuolisia sidosryhmiä, kuten alan harrastajia ja yrityksiä, mukaan tiedon tuottamiseen, eikä kokoelmatyömme yhteisöllisen filosofian mahdollistavia vaihtoehtoisia järjestelmiä ollut tarjolla. Dokumentointityön kehittäminen ja museoiden tietokantoihin tallennetun tiedon hyötykäyttö ja jalostaminen ovat meille tärkeitä. Haluamme parantaa järjestelmien raportointiominaisuuksia ja statistiikkaa, jotta museotyön vaikuttavuutta voisi arvioida relevanteilla mittareilla.  Mietimme myös keinoja datan avaamisen helpottamiseksi. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat ratkaisut helpottavat lisäksi järjestelmästä toiseen siirtymistä: Collecten käyttäjät eivät ole sidottuja yhteen järjestelmätoimittajaan. Yhteisöllisyyden ja avoimuuden lisäksi vannomme maalaisjärjen nimeen. Ennen kaikkea haluamme, etteivät kehittämisen kustannukset tai tavat muodostu esteeksi niille, jotka arkityönsä kautta tuntevat museokokoelmat ja niiden käyttäjät – ja joilla on palava halu kokeilla ja kehittää.

Tässä hengessä olemme tavanneet Finnan ja CSC:n väkeä. Näistä tapaamisista, joissa keskusteltiin Finnan organisaatiokohtaisen hakuliittymän kehittämisestä ja Collecten mahdollisuudesta liittyä PAS-järjestelmään, tulee vielä syksyn aikana juttuja. Olemme kutsuneet Collecten työpajoihin ulkopuolisia asiantuntijoita eri muistiorganisaatioista ja tietojohtamisen alalta. Näemme Collecten kokoelmahallinnan kehittämislaboratoriona, joka vie koko museoalaa eteenpäin hedelmällisessä vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden, museojärjestelmien ja museoiden käyttäjien kanssa. Perustimme tämän blogin saadaksemme lisää vinkkejä, kysymyksiä ja ideoita – ja jakaaksemme kehittämistyössä syntyneitä ajatuksiamme.

Leena Paaskoski, intendentti, dos., FT, Lusto – Suomen Metsämuseo

Maija Ekosaari, jatko-opiskelija, BFA, FM, Tampereen yliopisto