Ketterästi kontillaan

Ketteräksi ohjelmistokehitykseksi (https://fi.wikipedia.org/wiki/Ketter%C3%A4_ohjelmistokehitys) nimitetään joukkoa menetelmiä, joille on yhteistä se, että niiden on tarkoitus tuottaa toimiva ohjelmisto, projektin eri osapuolet viestivät suoraan toisilleen ja  kehitysprojektissa reagoidaan nopeasti muutoksiin. Kun ryhdyimme suunnittelemaan uutta kokoelmahallintajärjestelmää, tämä vaikutti lupaavalta. Toimivasta ohjelmistostahan tässä haaveillaan, ja jos sen voi saada aikaiseksi sanomalla suoraan ja reagoimalla saman tien, enempää ei voi pyytää. Vai voiko?

Tämä postaus on kiteytetty kuvaus siitä, miten Collectea tehdään. Tekijänä on Collecten kehittämiskonsortiota edustava vajaan kymmenen hengen ryhmä.  Se koostuu mukana olevien organisaatioiden edustajista sekä järjestelmätoimittajasta ja ulkopuolisesta tietojohtamisen asiantuntijasta. Keskuskomitea-nimitys antaa meille sopivan ripauksen arvokkuutta. Muutoin toimimme suorastaan vapaamielisen collectiivisesti, ruohonjuuri- ja lattiatasolla, ketterää Scrum-menetelmää (https://fi.wikipedia.org/wiki/Scrum) soveltaen. Scrumissa yksi ainoa monitaitoinen ryhmä hoitaa kehityksen alusta loppuun. Ryhmän on kuin joukkue, joka pyrkii etenemään ja toimimaan tiiviissä yhteistyössä sopeutuen vaihtuviin tilanteisiin  nopeasti ja itseohjautuvasti.

Kattavan vaatimusmäärittelyn sijaan kyselemme ja kokoamme palapeliä. Mikä vanhassa E-kuvassamme on hyvää ja mitä haluamme parantaa? Millaisia toimintatapoja ja tekemistä uuden järjestelmän tulee tukea? Ketkä käyttävät Collectea tulevaisuudessa? Limitettävät palaset ovat arvoja, ideoita, konkretiaa, mutta myös hurjia haaveita, jotta kehittäminen pysyisi enemmän mielentilana kuin yksittäisenä projektina. Iso palapelimme vaatii paljon lattiatilaa, valmiutta kokeilla ja hyväkuntoiset polvet.

Useimmiten kokoonnumme virtuaalisesti. Silloin olemme napakoita. Livekokoukset ovat puolestaan venyneet parista tunnista pariin päivään. Kaksi päivää samassa huoneessa pää täynnä uusia ajatuksia vie työtä eteenpäin, mutta sitten tulee jo raja vastaan. Jotakin me museoammattilaiset olemme sentään oppineet ohjelmoijilta: aikaa kokoustamiselle säästyy, kun tilaamme pizzat paikan päälle toimitettuna.  Kun kokoustilan pöytä oli peittynyt papereihin ja suunnitelmiin, ja niitä piti varjella rasvatahroilta, lattiataso kutsui taas.  

Viime aikoina olemme miettineet mitä yhteisiä tietoja ulkoasultaan erilaisilla objekteilla on. Olemme määritelleet niitä sekä luetteloinnin että tiedon käytön näkökulmista, jotta kaiken vaivannäön tuloksena saamme laadukasta kulttuuriperintötietoa! Vanhanaikaisesta lomake- ja objektityyppiajattelusta irtautuminen on vaatinut kovaäänistä keskustelua pöydän ääressä ja konttaamista lattialla mindmappeja piirrellen. Kokeneinkin museologi on näissä keskusteluissa oivaltanut jotakin aivan uutta ja järjestelmätoimittaja on keskustelua seuratessaan suorittanut huomaamattaan jo museologian perusopinnot.

Leena Paaskoski, intendentti, dos., FT, Lusto – Suomen Metsämuseo

Maija Ekosaari, jatko-opiskelija, BFA, FM, Tampereen teknillinen yliopisto

Mikä ihmeen Collecte? Miksi ihmeessä?

Kantapuu (http://www.kantapuu.fi/), Arjen historia (http://www.arjenhistoria.fi/), Muistaja (http://www.muistaja.fi/) ja Piipun juurella (http://www.piipunjuurella.fi/) ovat museoiden aineistojen hakuliittymiä, jotka tuovat satoja tuhansia museo-objektien tietoja kaikkien saataville. Niiden taustalla on sama E-kuva -kokoelmahallintajärjestelmä, jota nykyisellään käyttää kaikkiaan noin 30 muistiorganisaatiota. Kantapuu-konsortion perustanut Suomen Metsämuseo Lusto ja tamperelainen Eduix Oy aloittivat järjestelmän kehittämisen vuonna 2003. Seuraavan vuosikymmenen aikana E-kuva kasvoi yhdeksi suurimmista museoalan kokoelmahallintajärjestelmistä Suomessa. E-kuvaa on kehitetty aktiivisesti ja jatkuvasti. Samalla on kuitenkin käynyt niin kuin kaikille tietojärjestelmille ja niiden käyttäjille käy: järjestelmät ikääntyvät ajan kuluessa ja käyttäjien nälkä kasvaa syödessä.

Nälälle on syynsä, ja ne voi rehellisesti tunnustaa: E-kuva perustuu useimpien kokoelmahallintajärjestelmien tyyliin perinteiseen luettelointitapaan, jossa analoginen pahvikortisto on siirretty digitaaliseen muotoon ja luetteloinnin tekee ammattilainen. Jokaisella objektityypillä on oma pitkä tallennuslomakkeensa, joka ei suoraan perustu alan tietosisältöstandardeihin eikä kaikin osin tue viimeisimpiä, museoalan yhteisiä luettelointiohjeita. Hakujen toiminnallisuuksissa ja hakutulosten järjestelyssä on parantamisen varaa, ja lisääntyvä kansainvälinen yhteistyö luo tarpeen eri kirjaimistojen tukemiseen ja monikielisiin toimintoihin. Lisäksi monien museoiden E-kuvan versiot poikkeavat toisistaan, mikä hankaloittaa tietojen jakamista ja hidastaa uusien toiminnallisten ratkaisujen käyttöönottoa.

Haasteista huolimatta E-kuvalle uskollinen joukko on pysynyt  tiiviisti kasassa. Syksyllä 2014 noin 30 organisaatiota päätyi perustamaan E-kuvan uuden järjestelmätoimittajan, Userix Oy:n kanssa Collecte-kehittämiskonsortion, jonka puitteissa on tarkoitus uudistaa koko kokoelmahallintajärjestelmä. Collecten suunnittelu ja rakentaminen alkoi talven 2015-2016 aikana, ja ensimmäisen vaiheen valmistuminen on ajoitettu ensi kevääseen. E-kuvan tapaan myös Collecte sopii niille muistiorganisaatioille, jotka tarvitsevat ketterästi mukautuvan työkalun ja joilla ei ole mahdollisuutta hankkia käyttäjämääriin sidottuja suuria ja kalliita järjestelmiä. Joukollamme on kuitenkin paljon muitakin haaveita!

Otamme museoiden ulkopuolisia sidosryhmiä, kuten alan harrastajia ja yrityksiä, mukaan tiedon tuottamiseen, eikä kokoelmatyömme yhteisöllisen filosofian mahdollistavia vaihtoehtoisia järjestelmiä ollut tarjolla. Dokumentointityön kehittäminen ja museoiden tietokantoihin tallennetun tiedon hyötykäyttö ja jalostaminen ovat meille tärkeitä. Haluamme parantaa järjestelmien raportointiominaisuuksia ja statistiikkaa, jotta museotyön vaikuttavuutta voisi arvioida relevanteilla mittareilla.  Mietimme myös keinoja datan avaamisen helpottamiseksi. Avoimeen lähdekoodiin perustuvat ratkaisut helpottavat lisäksi järjestelmästä toiseen siirtymistä: Collecten käyttäjät eivät ole sidottuja yhteen järjestelmätoimittajaan. Yhteisöllisyyden ja avoimuuden lisäksi vannomme maalaisjärjen nimeen. Ennen kaikkea haluamme, etteivät kehittämisen kustannukset tai tavat muodostu esteeksi niille, jotka arkityönsä kautta tuntevat museokokoelmat ja niiden käyttäjät – ja joilla on palava halu kokeilla ja kehittää.

Tässä hengessä olemme tavanneet Finnan ja CSC:n väkeä. Näistä tapaamisista, joissa keskusteltiin Finnan organisaatiokohtaisen hakuliittymän kehittämisestä ja Collecten mahdollisuudesta liittyä PAS-järjestelmään, tulee vielä syksyn aikana juttuja. Olemme kutsuneet Collecten työpajoihin ulkopuolisia asiantuntijoita eri muistiorganisaatioista ja tietojohtamisen alalta. Näemme Collecten kokoelmahallinnan kehittämislaboratoriona, joka vie koko museoalaa eteenpäin hedelmällisessä vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden, museojärjestelmien ja museoiden käyttäjien kanssa. Perustimme tämän blogin saadaksemme lisää vinkkejä, kysymyksiä ja ideoita – ja jakaaksemme kehittämistyössä syntyneitä ajatuksiamme.

Leena Paaskoski, intendentti, dos., FT, Lusto – Suomen Metsämuseo

Maija Ekosaari, jatko-opiskelija, BFA, FM, Tampereen yliopisto